Certificazione Qualità con sistema QMS

Qualità

PRESENTAZIONE SISTEMA QMS

La nuova norma ISO 9001 edizione 2000 ha invitato a superare i limiti “cartacei” dei sistemi di qualità mirando più alla sostanza che alla forma. Nei fatti però ben poco è cambiato, forse per una viscosità derivata dall’abitudine ai vecchi sistemi 1994.
Occorreva una tecnologia adatta a coniugare un’esigenza complessa e variegata con un metodo semplice ed uniformemente applicabile in azienda senza particolari investimenti strutturali.

Tenendo presente questo obiettivo siamo riusciti a realizzare un sistema di qualità montato per la maggior parte su video-movies visibili in azienda su unqualsiasi PC dotato di scheda sonora.

Il risultato è quello di un’accorgimento a prima vista poco appariscente, ma che nella sostanza va oltre ogni più rosea previsione perché riesce a creare un sistema di qualità molto più reale , funzionale ed adeguato di un sistema cartaceo, con :

1)80% in meno di carta
2)50% in meno di tempo per raggiungere la certificazione
3)70% in meno di costi di addestramento

Quest’ultimo dato da solo giustificherebbe l’applicazione del metodo perché l’addestramento costituisce in termini monetari la spesa più grossa che un’azienda deve sostenere per certificarsi. In un’azienda di medie dimensioni, fermare la produzione per mezza giornata per riunire le maestranze in un’aula per far loro formazione costa probabilmente di più della spesa del consulente e dell’Ente di certificazione messi insieme ed è solo una delle tante giornate formative necessarie .

OGGI LA METODOLOGIA USUALMENTE APPLICATA PER LA COSTRUZIONE DI UN SISTEMA DI QUALITA’  ISO 9001 E’ LA SEGUENTE:
Un sistema di qualità necessita in media di 15-20 PROCEDURE , ed almeno 1-2 ISTRUZIONI OPERATIVE per ogni processo produttivo o per tipo di produzione – servizio fornito al cliente. Oltre ad un MANUALE per la qualità.
I consulenti hanno necessità di capire esattamente come viene svolto il lavoro, e faticosamente per tutti, azienda e consulente devono trascrivere su carta ogni passo dell’attività, realizzando delle procedure ed istruzioni scritte che devono a loro volta essere stampate in molte copie e distribuite in modo controllato agli utilizzatori. Infine devono essere oggetto di addestramento.
Inoltre la costruzione del sistema avviene per blocchi, un pezzo alla volta, per ciascuno dei processi e degli argomenti di adeguamento previsti dalla norma.


Questo comporta i seguenti problemi:
1)Il consulente diventa in breve tempo insostituibile
2)Tempi lunghi per tutti
3)Tantissima “carta” da gestire e distribuire
4)Scarsa acquisizione della “visione d’insieme” del sistema di qualità
5)Alti costi di addestramento, tenendo conto dei costi dell’impiego, del mancato ricavo e dei costi organizzativi
6)Scarsa utilità degli scritti, nessun manuale tecnico è mai riuscito ad essere così chiaro da sostituire la parola e la vista.

CON IL METODO QMS INVECE SI PROCEDE COSI’:
Tutte le istruzioni operative e le parti applicative e descrittive dei processi , in particolare quelle che devono essere divulgate o devono essere oggetto di addestramento, vengono tradotte in brevi filmati di 5/30 minuti , e successivamente rielaborati  e  trasformati in files-movies di alta qualità ed ottima risoluzione. Se necessario (per lavoratori extracomunitari) possono essere doppiati in lingua straniera . I video movies sono masterizzati in un normalissimo CD o DVD eseguibile a pieno video su un qualsiasi PC aziendale di media velocità dotato di scheda audio . L’evidenza dell’avvenuto addestramento sarà dato da una scheda controfirmata dal dipendente e dall’azienda a visualizzazione avvenuta. Il movie può essere ascoltato in cuffia.

Questa soluzione raggiunge i seguenti effetti.

1)Il consulente non ha necessità di comprendere a fondo la parte tecnica e l’azienda non perde tempo a spiegargliela
2)In brevissimo tempo viene completata la parte generale scritta riunita in un solo Manuale per la Qualità e viene consegnata in unica soluzione insieme a tutta la modulistica occorrente, la “carta”  prodotta e distribuita si riduce  così dell’80%
3)Il tempo di preparazione dei movies è nettamente inferiore al tempo necessario per la loro scritturazione . In sostanza si riduce del 50% il tempo necessario per la certificazione
4)I costi di addestramento si riducono del 70% (considerando che una quota di addestramento “de visu” resta insostituibile e quindi incomprimibile ) . Infatti la visualizzazione dei movies realizza contemporaneamente la distribuzione e l’addestramento ai fini della norma ISO 9001 e la visualizzazione può essere facilmente realizzata per piccoli gruppi di dipendenti nei ritagli di tempo , ad esempio quando non si lavora per le condizioni atmosferiche avverse o perché si è in attesa dell’arrivo di qualcosa o qualcuno, quindi non influisce sulla produzione e non necessita della presenza di un istruttore
5)Alta validità e comprensibilità addestrativa, facilità di comunicazione della politica ed obiettivi aziendali, in pratica dello “stile” aziendale. Istruibilità senza addestratori per la utilizzazione della modulistica. Usufruibilità su cantieri o siti lontani privi di addestratori.
6)Altri usi secondari possibili: per il marketing, per dare conforto ai clienti sulle modalità esecutive, per archiviare esperienze di persone insostituibili………

Con QMS viene prodotto su carta il solo manuale per la qualità.

Il Manuale contiene tutto il sistema di qualità, comprese le procedure gestionali , la Flow-chart , l’organigramma, le responsabilità , le eventuali Istruzioni operative di carattere generale. E’ l’unico documento cartaceo oltre la modulistica applicativa. Non viene necessariamente distribuito a tutti, ma ai  vari responsabili di una qualche funzione, perché l’addestramento sul manuale è devoluto ai movies. Non contiene parti squisitamente tecniche, le quali vengono rinviate ai movies, ma solo parti generali.
E’ importante osservare che l’addestramento oggetto di video-movies NON RIGUARDA l’intero bagaglio tecnico-formativo del dipendente, questo è stabilito dalle competenze minime richieste in fase di assunzione, ma RIGUARDA le modalità operative volute dall’azienda che hanno come risultato un prodotto-servizio adeguato agli obiettivi di qualità previsti e coerenti con i requisiti del cliente.

Addestramento fornito al fine di ottenere un risultato produttivo conforme ai requisiti di qualità definiti con il cliente
Conoscenze tecniche e formazione di base richiesta al dipendente ed indispensabili alla comprensione delle modalità operative di qualità che gli vengono richieste, che non fanno parte dell’addestramento fornito in video-movie.

La costruzione di un sistema di qualità consegnato globalmente facilita la sua comprensione e la sua messa a punto accorciando in modo estremo i tempi di certificazione e di conseguenza anche i relativi costi.

Volendo fare un’analogia possiamo paragonare il metodo QMS alla moderna metodologia d’insegnamento delle scuole elementari; oggi i ragazzi imparano a leggere e scrivere in pochi mesi, mentre nei “tempi andati” , quando i maestri cominciavano ad insegnare a scrivere facendo tante belle aste e curve ci volevano anni prima di cominciare a scrivere.

SISTEMI di QUALITA’ ISO 9001 : 2000

Le procedure tecniche, istruzioni operative, addestramenti,  informazioni  generali , sono montate su DVX – Movies  visibili su PC a piccoli gruppi nei ritagli di tempo

IL METODO MOVIE

Riduce drasticamente i costi di addestramento, a tale scopo può essere utilizzato anche da chi è già certificato. Dimezza i tempi di certificazione.

INFORMAZIONI

Rende facile la comunicazione della  politica ed obiettivi per la qualità e dello “Stile” aziendale, nonché l’addestramento sull’uso della modulistica, soprattutto per i nuovi assunti.

ALTRI  VANTAGGI

MIGLIORA la comprensione rispetto al cartaceo specialmente nel caso di processi complessi. MIGLIORA la formazione perché è immediata la possibilità di riascolto.  E’ UTILE in caso di cantieri lontani per non dover inviare là materialmente persone in grado di addestrare.  E’ IMPORTANTE per rendere trasmissibile l’esperienza di persone molto esperte.

E’ UTILE per l’addestramento nei sistemi di sicurezza o ambientali. Può essere UTILE con un cliente che vuole eseguire una Verifica Ispettiva senza farlo venire direttamente in azienda. Può essere UTILE nel commerciale per far vedere ai clienti come si lavora , magari montando un video apposito di presentazione.  Infine i DVX possono essere oggetto di vendita di know-how aziendale.

EXTRACOMUNITARI

Indispensabile per creare adeguato addestramento ai lavoratori extracomunitari che non parlano e soprattutto non leggono l’Italiano. E’ possibile eseguire doppiaggi in lingua straniera.

ADDESTRAMENTO

Consente di addestrare in modo più efficace i dipendenti senza distrarre personale esperto dalla normale routine di lavoro, e sfruttando i ritagli di tempo altrimenti non utilizzati.